Papierkram.de statt Papierkram

Screenshot Dashoboard Zeitauswertung in Balkengrafik

Beginnen wir mit dem Verlierer des Vergleichs: Fast wäre Harvest die Zeiterfassungssoftware unser Topkandidat geworden. Immerhin ist das System sehr durchdacht und denkt mit. So erinnert es per Mail, wenn Du offenbar gar nicht mehr am Projekt arbeitest, aber die Zeit immer noch läuft. Die Kunden- und Projekt-Zuordnung ist einfach und übersichtlich, ebenso die Auswertungen. Soweit alles gut. Der beinahe ausschlaggebende Faktor war dann, dass sich dieses Timetrackingsystem in Trello einfügen lässt, so dass man direkt aus einer Aufgabe heraus die Uhr mitlaufen lassen kann.

Denn darum geht es ja in erster Linie: Keine unberechneten Projekte mehr. Kein ‚mal eben schnell gemacht‘ und nachher dann in die Exceltabelle (oder was für eine hakelige Lösung ihr sonst benutzt) eingetragen und dann doch wieder vergessen.
Klick: Zeit läuft. Klick: Summer erfasst. Klick: Rechnung erstellt.
Doch genau hier hörte die Begeisterung dann auf. Denn Harvest ist komplett englisch.
Für Bedienung ist das natürlich egal, die meisten praktischen Tools sind nicht mehr auf deutsch übersetzt, bestenfalls noch ins Kantonesische.
Die Rechnungsvorlage muss aber dennoch übersetzt werden – und selbst wenn das nach mühevoller Texterei dann erledigt wäre: Wer garantiert uns, dass das alles auch finanz-amtlich ist?
Denn bei der Rechnungsstellung (und den leider gelegentlich folgenden Mahnungen) ist jedes Wort bares Geld wert, will man nicht rechtswidrige Post versenden.

Kleine Agenturen brauchen kleine Lösungen

Die Suche nach Alternativen wird eng, erst recht, wenn es eine nicht zu teure und minderkomplexe Lösung sein soll.
Die wenigsten Kleinselbständigen oder Miniagenturen benötigen ein aufwändiges und pflegeintensives Abrechnungssystem.

Bereits seit 2014 bietet die Wiesbadener odacer Finanzsoftware GmbH eine Cloudlösung an, die sich genau an diese Zielgruppe wendet und preislich eine realistische Basis bietet.
Unter dem griffigen Namen Papierkram.de lassen sich bereits in der kostenlosen Version Kunden und Projekte anlegen, zu denen dann Leistungen einfach erfasst werden können.
Alle Funktionen sind dabei einfach gehalten, genügen aber den meisten Bedürfnissen von Einzelkämpfern und kleinen Teams.
Leistungen lassen sich dabei nach Zeit- oder Leistungseinheiten abrechnen oder aber auch auf Budgets abbilden.
So können auch Zeiten festgehalten werden, die man dann mit „nicht berechnen“ zwar summiert aber eben nicht in die Rechnungsstellung übernimmt. Der ehrliche Blick auf die Aufwände eines Projektes ist damit ein gutes Stück wirklicher geworden.
Ebenso einfach werden Fremdkosten erfasst, zumal die Zulieferer genau wie Kunden nach Firmen und zugehörigen Ansprechpartnern angelegt werden können.
Damit geht Papierkram deutlich über eine reine Zeiterfassungssoftware wie Harvest hinaus.

Schnell von der Zeiterfassung zur ‚amtlichen‘ Rechnung

Die Erstellung von Rechnungen ist anschließend relativ schnell möglich. Relativ, denn bei der Ordnung von Projekten und Aufgaben ist etwas Erfahrung nötig. So ist es zur Zeit noch nicht möglich, mehrere Projekte eines Kunden in einer Rechnung zusammenzufassen – dies ist laut Auskunft des Herstellers aber geplant.
Erstellte Rechnungen können bearbeitet werden, bis sie ‚abgeschlossen‘ sind. Damit erhalten sie eine Rechnungsnummer und können aus der Cloud per Mail verschickt oder als PDF heruntergeladen werden. Danach ist eine Änderung nicht mehr möglich, der finanzamtlich vorgezeichnete Weg über Stornierung und Neuerstellung ist der einzige Ausweg, wenn sich nun noch Fehler zeigen.
Angenehm ist die grafische Auswertung im Dashboard und den Einzelbereichen – aber ist es nicht immer schön, abrechenbare Summen und ausstehende Rechnungsbeträge zu beachten?
Damit das Bezahlen nicht zu lange dauert erinnert Papierkram.de sofort an überfällige Zahlungen (die sich bequem online erfassen und bei Bedarf automatisch per HBCI abgleichen lassen) und ermöglicht die Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen.
Alleine über diese beiden Funktionen werden viele Nutzer die ungefähr 5 € Basispreis für die monatliche Nutzung ohne Papierkram-Branding schnell wieder eingespielt haben.

Die Funktionen der Buchhaltungssoftware gehen noch weit über die Erfassung und Berechnung der eigenen Leistungen hinaus. Je nach Monatsbeitrag reicht dies bis in eine nahezu komplette Abwicklung aller bürokratischen Vorgänge im Unternehmen – dem lästigen Papierkram eben.

Wünschenswert wäre eine App für Android und iOS, aber im Grunde reicht auch die mobile Website für die meisten Funktionen. Für eine intuitivere Zeiterfassung mit besseren Erinnerungsfunktionen wären diese allerdings hilfreich, hier punktet Harvest dann doch.
Was Papierkram allerdings besonders auszeichnet, ist der gute Support. Während gerade die amerkianischen Onlineanbieter heute besonders auf „Selbsthilfe“ der Community setzen, reagiert der Papierkram-Support schnell und persönlich. Eine echte Stärke.